En quoi le cloud est-il une réelle opportunité pour les PMS hôtelier ?

La tendance est forte : aujourd’hui, la grande majorité des hôteliers qui s’équipent d’un logiciel de gestion hôtelière misent sur le cloud. Ils optent ainsi pour un PMS (Property management system) relié à internet, une solution 100 % cloud fonctionnant en ligne. Certains directeurs d’hôtels ont connu les années 90 lorsque les PMS étaient connectés à des serveurs locaux présents sur place, des solutions coûteuses en achat de matériel, en licences et nécessitant une maintenance récurrente effectuée par un prestataire informatique. D’autres hôteliers en passe de reprendre une affaire ont conscience que les récentes évolutions technologiques présentent une opportunité de simplification des tâches et de valorisation du parcours de leurs clients dans l’établissement. Découvrez les avantages que leur procure cette solution web.

Le cloud hôtelier présente une grande simplicité d’accès et d’usage

Que vous représentiez un hôtel indépendant, une chaîne hôtelière ou un parc de résidences hôtelières, vous avez équipé vos établissements d’une connexion internet fiable parce que vous avez compris l’enjeu de la digitalisation, du numérique pour vos clientèles. Ainsi doté d’une connexion wifi efficace, vous êtes prêts pour gérer vos flux de ventes et de réservations, votre planning, votre tarification et votre facturation avec un PMS fonctionnant en cloud.

• La technologie du cloud
  Puisqu’il passe par internet, un PMS cloud ne présente pas de problématique d’infrastructure ou de serveur. Il est directement accessible depuis le matériel informatique dont l’hôtel est équipé, sous PC windows comme sous Max OS. Inutile de télécharger une quelconque application. Les collaborateurs habilités, selon des niveaux d’autorisation accordés par la direction, peuvent s’y connecter depuis le poste fixe de la réception mais également depuis l’ordinateur portable de l’hôtel ou une tablette lorsqu’ils se déplacent dans les étages, les bureaux administratifs. Grâce au cloud, l’hôtel n’a plus à se préoccuper de la puissance de stockage de son parc informatique puisque le stockage est hébergé sur les serveurs du fournisseur de PMS. En cas de coupure de wifi, aucune crainte à avoir, il suffit de passer les appareils en 4G pour continuer à accéder à son PMS, son cardex.

• La synchronisation des saisies en temps réel
  Les informations présentes sur votre système de gestion hôtelière évoluent constamment, au gré des arrivées et départs de votre hôtel, des interventions des équipes de ménage dans les chambres, des factures émises, etc. Le cloud synchronise parfaitement ces données évolutives par nature. Cela permet à vos équipes un gain de temps, chaque collaborateur disposant en temps réel des mêmes informations concernant un client, un tarif, un planning de salle de séminaire, etc. Ainsi, les besoins opérationnels de suivi du front office sont facilités.

• Des sauvegardes automatiques délocalisées
  Le PMS relié au cloud procède à des sauvegardes régulières des données clients, comptables et marketing sans qu’aucune intervention manuelle de votre part ne soit nécessaire. Le serveur délocalisé, à distance donc, remplace avantageusement le serveur local sur site. Les informations de la dernière sauvegarde sont facilement restaurées (fichier back-up) en cas de besoin, depuis n’importe quel poste de travail dans l’hôtel ou depuis tout appareil informatique connecté à internet se situant en dehors de l’établissement.

Un PMS en cloud garantit la sécurisation des données de l’hôtel

Une fausse idée revient à penser qu’en externalisant les données clients et marketing de son établissement, on prend un plus grand risque qu’en les conservant « à demeure ». C’est en réalité tout le contraire ! Les fournisseurs de PMS 100 % cloud ont misé sur des technologies avancées, agissent à différents niveaux de protection et ils font évoluer constamment leurs dispositifs de sécurité web selon les nouveaux risques. Ainsi, ils sont à la pointe en matière de protection des données, ils en font d’ailleurs un critère de performance et d’efficacité. En optant pour une plateforme d’hébergement externe à la place d’un stockage local, les risques de piratage sont bien moindres, pour ne pas dire quasi nuls. Le chiffrement des échanges et la redondance informatique, pour ne citer qu’eux, protègent l’intégrité des informations. En outre, le stockage en cloud participe à la conformité de l’hôtelier au RGPD (Règlement général sur la protection des données), protégeant la confidentialité des informations et empêchant l’intrusion de personnes non habilitées.

Notre article « Établissements et groupes hôteliers : comment se protéger contre le piratage des données et en assurer leur sécurisation » apporte de plus amples détails sur cet aspect fondamental.

Un PMS 100% web est souvent source d’économie sur le budget de l’hôtel

Avec la technologie cloud, le système de gestion part de votre équipement en place et ne nécessite donc pas d’investissement coûteux en matériel informatique et logiciels.
Vous n’avez pas à effectuer de dépense en capital pour des serveurs, des disques durs externes, des mémoires de stockage, des licences de base de données, des gestionnaires de sauvegarde et antivirus. Votre PMS cloud est une charge d’exploitation (OPEX) prévisible bien inférieure à une solution locale ou à un PMS sans la technologie du cloud.

Concernant la mise à jour de votre PMS en cloud, elle est totalement transparente, automatique et sans surcoût de facturation. Votre trésorerie n’est plus pénalisée par une ressource interne en charge d’installer, entretenir ou de mettre à jour votre système de gestion hôtelière. Inutile également de provisionner des frais de maintenance auprès d’un prestataire sous-traitant externe. L’abonnement au PMS inclut l’évolution, les mises à jour et la maintenance, au fil de l’eau. Il tient compte par ailleurs des options souscrites au gré du changement d’environnement de votre hôtel, de votre stratégie de développement, de vos besoins tout simplement.

Le cloud a un effet facilitateur pour l’hôtelier, ses équipes, sa clientèle

Les hôtels équipés d’un PMS en cloud mesurent combien les activités quotidiennes du personnel et le parcours du client dans l’établissement en sont simplifiés.

Mobilité des équipes dans l’établissement

L’enregistrement des départs et des arrivées ne se fait plus nécessairement à la réception, avec une présence physique à l’accueil. Le cloud permet de dématérialiser ces opérations, de les « déplacer » sur d’autres postes, à d’autres endroits de l’hôtel. La réception déportée, comme la rend possible Asterio par exemple, crée de la proximité avec le client. Ce dernier est accompagné jusqu’à sa chambre par un employé de l’hôtel muni d’une tablette sur laquelle il consulte toutes les informations concernant l’hôte. Ses dates de séjour, ses demandes particulières, son historique de réservation… Le PMS cloud participe à rendre les équipes plus autonomes et faciliter la communication intra services.

Efficacité opérationnelle pour le directeur

Le responsable de la structure hôtelière n’a plus besoin de rester derrière un bureau pour traiter les réservations, les factures, organiser les plannings des collaborateurs… Permise par le cloud, l’utilisation mobile du PMS lui donne accès depuis un ordinateur portable ou une tablette à l’ensemble des informations relatives à la clientèle, aux réservations en cours, au suivi en temps réel du statut des chambres… La gestion « hors les murs » peut également se pratiquer. C’est un vrai avantage pour une direction d’hôtel de pouvoir accéder à distance aux données et à la gestion quotidienne de l’établissement sans forcément être présent sur place.

Parcours client intégré en temps réel

Toute la chaîne de prestations proposées par l’hôtel est accessible depuis le PMS. Le client dîne au restaurant de l’hôtel, il prend une collation au bar ? La prestation apparait immédiatement sur son compte, synchronisée avec le cloud dans le cas d’un PMS multiactivité comme Asterio. Chaque collaborateur qui y est autorisé peut la visualiser et valoriser ainsi l’expérience du client par la connaissance de son parcours dans l’établissement.

Gestion facilitée avec votre comptable

Comme vous avez accès à un backoffice complet à distance pour la comptabilité de votre établissement hôtelier ou de restauration, il en est de même pour votre comptable : le PMS Asterio exporte les données comptables et les rapports directement vers le logiciel de votre expert-comptable grâce à son fonctionnement en cloud, ce qui fait gagner du temps à chacun, fiabilise les informations et procure le maximum de réactivité.

Le cloud facilite le pilotage multi-établissement

La fonction cloud de regroupement des informations « en un seul endroit sur le web » profite à la gestion de plusieurs établissements ou à une approche multiactivité. Le cloud permet cette vision d’ensemble si précieuse au gestionnaire devant établir des stratégies commerciales, définir des tarifs, établir des offres promotionnelles. À l’échelle mondiale, un dirigeant de chaîne hôtelière bénéficie d’une vision d’ensemble depuis n’importe quel endroit du globe. Il peut comparer les chiffres d’affaires des différents hôtels de son groupe, les taux d’occupation, les disponibilités… Le cloud, l’outil roi de la polyvalence, est un facilitateur de gestion, à n’en pas douter !

Asterio, le PMS 100 % cloud de Septeo Hospitality a été pensé pour répondre au besoin de mobilité des équipes, de sécurisation des données et de suivi en temps réel des opérations de back-office. L’ergonomie de son interface et sa facilité de prise en main en font un allié quotidien des hôteliers, les aidant à être opérationnels et réactifs, à piloter leur affaire, à établir des mesures comparatives et rectificatives. Le cloud, une belle opportunité en somme dont le PMS Asterio sait tirer parti à 100% au service des CHR, hôtels et restaurant !

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