Maîtrisez la démo de votre futur PMS hôtelier

1. Ce que votre hôtel ne peut pas se permettre de négliger 

Pourquoi changez-vous de PMS pour votre hôtel ? 

Avant de vous plonger dans la démonstration, prenez un moment pour identifier clairement pourquoi vous envisagez ce changement de PMS pour votre hôtel. Quelles sont les frustrations avec votre système actuel ? Que souhaitez-vous améliorer ou ajouter ? Est-ce que votre PMS hôtel actuel ralentit la gestion des réservations lors des périodes de forte affluence ? Peut-être avez-vous du mal à intégrer des outils de gestion des revenus ou des canaux de distribution modernes ? En clarifiant vos objectifs, vous pouvez mieux cibler vos attentes et orienter les questions à poser lors de la démo.

Chaque département a ses besoins spécifiques

Un hôtel est une machine complexe où chaque département a ses propres exigences. De la réception à la gestion des chambres, en passant par le restaurant et le spa, chaque service doit être pris en compte. Par exemple, la réception a besoin d’une interface rapide pour gérer les check-ins en période de rush, tandis que le service de restauration pourrait nécessiter une meilleure intégration des commandes en chambre. Assurez-vous que chaque responsable soit impliqué dans la préparation de la démo pour que leurs besoins soient clairement exprimés.

2. Demandez des démonstrations ancrées dans la réalité 

Comment le PMS gère-t-il les défis actuels de votre hôtel ?

Plutôt que de vous laisser impressionner par des captures d’écran bien ficelées, demandez à voir comment le PMS résout vos problèmes quotidiens. Par exemple, comment le système gère-t-il une réservation de groupe avec des demandes spéciales ? Ces démonstrations concrètes vous permettront de juger de l’efficacité du logiciel.

Testez par vous-même l’ergonomie du PMS

Ne vous contentez pas de regarder : manipulez le logiciel vous-même. Faites une réservation, gérez une annulation, ou essayez de modifier une tarification. Ce contact direct avec l’outil vous révélera si l’interface est intuitive et si elle facilite réellement le travail de votre personnel.

3. Préparez-vous avec une liste de questions ciblées

Assurez la continuité de votre service lors du changement de PMS hôtelier

Il est essentiel de savoir si le nouveau PMS hôtelier pourra s’intégrer sans heurt à votre infrastructure actuelle. Par exemple, le transfert de vos données clients et historiques de réservation doit être sécurisé et sans perte. De même, la compatibilité avec vos équipements (imprimantes, caisses, etc.) doit être confirmée.

Comment le PMS gère-t-il les situations d’urgence ?

Pensez aux pires scénarios : que se passe-t-il si Internet tombe en panne en plein jour d’arrivée et moment de rush dans votre établissement ? Le PMS hôtelier peut-il fonctionner en mode dégradé, ou pouvez-vous basculer sur une connexion mobile pour continuer à gérer les opérations ? Ces questions sont essentielles pour éviter tout désastre opérationnel lors de votre changement de PMS.

4. Ne vous arrêtez pas à une seule démo

Approfondissez les modules spécifiques

N’hésitez pas à demander une seconde démonstration si un module particulier nécessite plus d’attention. Certains modules, comme le moteur de réservation en ligne ou la gestion des tarifs dynamiques, peuvent nécessiter une attention particulière.

Une seule démo ne suffit pas

Ne vous contentez pas d’une seule présentation. Comparez plusieurs PMS hôtel pour évaluer lequel répond le mieux à vos besoins spécifiques. Peut-être qu’un système excelle dans la gestion des réservations, mais qu’un autre offre une meilleure intégration avec votre système de points de vente au restaurant. Assurez-vous de faire un choix éclairé en multipliant les points de comparaison lors de ce changement de PMS.

5. Accompagnez vos équipes dans le changement

Changer de PMS ne se résume pas à un simple remplacement d’outil. Cela touche profondément les habitudes de travail des équipes. Il est fréquent d’entendre « On a toujours fait comme ça », car chaque membre du personnel a développé des réflexes spécifiques en fonction de l’ancien système. Même si le nouveau PMS vise le même résultat, la façon d’accomplir les tâches peut différer. C’est pourquoi il est crucial de commencer par un audit des pratiques actuelles de votre staff. Identifiez comment chaque département utilise l’ancien PMS, puis trouvez l’équivalent dans le nouveau système.

Enfin, accompagnez vos équipes à travers cette transition, en démystifiant le changement et en les formant pour que la prise en main soit fluide. Une bonne gestion du changement est essentielle pour s’assurer d’un passage en douceur et garantir une adoption réussie du nouveau PMS.