Gérer la commercialisation et les opérations des séminaires résidentiels dans son hôtel devient rapidement un casse-tête sans un logiciel adapté et parfaitement intégré à son PMS. Disponibilités des chambres, configuration des salles, repas à planifier : autant de tâches qui, sans les bons outils, deviennent chronophages et sources d’erreurs. C’est là qu’intervient l’intégration de BackYou dans le PMS hôtelier Asterio, une solution pensée pour révolutionner la gestion des séminaires résidentiels. Grâce à cette connectivité, les hôteliers peuvent non seulement simplifier leur quotidien, mais aussi booster leurs ventes et offrir une expérience irréprochable à leurs clients MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions).
Le secteur du MICE (Meetings, Incentives, Conferences, and Exhibitions) est l’un des segments les plus dynamiques de l’hôtellerie, notamment dans le haut de gamme et le luxe. L’étude Coach Omnium 2024 constate cette tendance : « Les hôtels remontent dans la demande comme lieux de séminaires (intéressant 72 % des entreprises). Les 4 et 5 étoiles (ou assimilés) sont à présent dans les préférences pour héberger les participants ou tenir des séminaires résidentiels, alors que c’était plutôt les 3 et 4 étoiles auparavant. »
Ces clients, qu’il s’agisse d’entreprises organisant des séminaires ou de groupes participant à des événements, génèrent des revenus importants grâce à leurs dépenses sur les différents centres de profit du site : hébergement, restauration, location de salles, services additionnels tels que le matériel audiovisuel ou les activités de team building. Et dans un contexte inflationniste les donneurs d’ordre de séminaires regardent et demandent 2 à 3 devis pour 70% d’entre eux, et entre 6 et 12 pour 6%. Les établissements hôteliers doivent donc investir pour accélérer et optimiser leur performance commerciale, opérationnelle et proposer des offres toujours plus compétitives.
Les activités de séminaires exigent une organisation sans faille de la part des établissements hôteliers. Les besoins sont complexes : chaque réservation inclut de multiples prestations, allant des configurations de salles de réunion à la gestion du F&B (repas ou des pauses), et une gestion globale et individualisée des groupes en hébergement. Les établissements doivent pouvoir proposer des solutions sur-mesure, tout en garantissant une réactivité exemplaire.
L’intégration de BackYou dans le PMS hôtelier Asterio s’inscrit dans cette logique en offrant une solution complète pour répondre à ces enjeux, tout en renforçant la compétitivité des hôtels sur ce marché exigeant.
L’arrivée de BackYou dans l’écosystème Asterio marque un tournant pour les établissements accueillant des séminaires, groupes et événements. Cette intégration repose sur une connectivité fluide entre le PMS et BackYou, permettant une gestion complète et automatisée des demandes.
Grâce à cette connectivité, les hôteliers bénéficient d’un accès en temps réel à l’ensemble des informations :
L’intégration de BackYou ne se limite pas à la gestion interne. Le véritable atout de cette solution réside dans son moteur de réservation dédié, conçu pour être intégré directement sur le site officiel de l’hôtel. Cette interface personnalisable reflète l’identité visuelle de l’établissement et permet aux organisateurs de séminaires de configurer leur réservation en toute autonomie. Les fonctionnalités incluent :
Une fois la demande soumise, elle est immédiatement transférée sur l’interface BackYou de l’hôtel, où elle peut être ajustée avant validation finale. Ce processus améliore non seulement l’expérience client, mais aussi le taux de conversion des demandes, en simplifiant chaque étape.
Dans un marché où la compétitivité repose autant sur la qualité des services que sur la réactivité, BackYou représente un véritable atout pour l’hôtel. En intégrant cette solution, les hôteliers bénéficient de nombreux avantages stratégiques.
BackYou centralise l’ensemble des demandes et automatise les tâches répétitives. Par exemple, les devis, même complexes, sont générés automatiquement et peuvent être modifiés en temps réel. Une fois validés, ils se transforment en contrats et proformas, prêts à être suivis via le PMS.
De plus, BackYou génère des fiches de fonction intelligentes pour chaque département de l’hôtel (réception, cuisine, gouvernance, restauration), permettant une coordination optimale et une meilleure communication interne.
L’intégration de BackYou dans le site de l’hôtel permet une gestion fluide et transparente des réservations. Les clients disposent d’un espace dédié, où ils peuvent consulter et modifier leurs devis, suivre leurs paiements ou accéder à leurs documents.
Le système inclut également des relances automatiques pour les paiements en attente, garantissant un suivi commercial efficace. Cette fluidité renforce la satisfaction client et contribue à fidéliser une clientèle exigeante.
Avec son formulaire de réservation intuitif et son interface professionnelle, BackYou permet aux hôtels de maximiser leurs ventes directes sur le segment MICE. Le taux de conversion des demandes est amélioré, et les ventes de services additionnels (repas, pauses, équipements) augmentent mécaniquement grâce à une présentation claire et engageante des options.
De plus, en simplifiant le suivi des paiements et en intégrant des relances automatiques, BackYou garantit une gestion financière plus rigoureuse, réduisant ainsi les pertes liées aux retards ou oublis de paiement.
Pour les hôtels accueillant des séminaires, des groupes ou des événements, BackYou est bien plus qu’un simple outil : c’est un véritable levier de performance. Cette solution cloud permet de gérer chaque étape, de la demande initiale à la facturation, en passant par la coordination des équipes et l’automatisation des tâches. Les bénéfices sont multiples :
Dans un environnement hôtelier en constante évolution, la capacité à s’adapter aux attentes des clients MICE est un facteur clé de différenciation. L’intégration de BackYou dans Asterio incarne cette adaptation, en combinant technologie avancée, automatisation et flexibilité. Avec cette solution, les hôteliers disposent d’un outil stratégique pour maximiser leur rentabilité, réduire leur charge de travail et offrir une expérience client irréprochable.
Investir dans une solution telle que BackYou n’est pas seulement une réponse aux défis actuels, c’est aussi un moyen de se préparer aux exigences futures du marché MICE. Simplifiez la gestion de vos séminaires, boostez vos conversions en ligne et positionnez votre établissement comme un acteur incontournable sur le segment MICE.
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Distribuer / 28 novembre, 2024
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